I.Въведение

  1. Общ регламент за защита на личните данни

Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните – членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава „правата и свободите“ на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

  1. Обхват очертан от Общия регламент за защита на данните

Материален обхват (член 2) – настоящият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

Териториален обхват (член 3) – правилата на Общия Регламент ще важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.

 

  1. Общи понятия, съгласно Общия регламент за защита на личните данни

            „Лични данни“ – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

„Обработване“ – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

            „Администратор“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора .

„Съгласие на субекта на данните“ – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;

 „Нарушение на сигурността на лични данни“ – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин;

„Основно място на установяване “ – седалището на Администратора  в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.

            „Получател“ – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели“; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването;

            „Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, Администратора , обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на Администратора  или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни.

 

II. Декларация относно политиката по защита на личните данни

  1. Ръководството на „Рули“ ООД, се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на „правата и свободите“ на лицата, чиито лични данни „Рули“ ООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).
  2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.
  3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
  4. Тази политика се прилага за всички служители/работници на „Рули“ ООД. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай, че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.
  5. Партньори и трети лица, които работят с или за „Рули“ ООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от „Рули“ ООД, без предварително да е сключила Споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които „Рули“ ООД е поел, и което дава право на „Рули“ ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

  1. „Рули“ ООД е администратор на данни, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.
  2. „Рули“ ООД е отговорна за;
  • разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация във фирмата;
  • разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;
  • управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.
  1. Администратора носи отговорности по отношение на процедури като „Процедура за управление на исканията от субектите“ (GDPR_PROC_02) и e контактна точка за служителите на Администратора , които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните.
  2. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на „Рули“ ООД, които обработват лични данни.
  3. Политиката за обучение на „Рули“ ООД (Политика за провеждане на обучение (GDPR_POL_02) определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници на „Рули“ ООД.

 

IV. Принципи за защита на данните

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на „Рули“ ООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

  1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

Прозрачно – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Правилата за уведомяване на субекта на данни от „Рули“ ООД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни  (GDPR_PROC_02) и уведомлението се записва в Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни) (GDPR_FORM_01).

Специфичната информация, която се предоставя на субекта на данните, включва:

  • данни, които идентифицират Администратора и данните за контакт на Администратора .
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
  • периода, за който ще се съхраняват личните данни;
  • съществуването на следните права – да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
  • категориите лични данни;
  • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.
  1. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

Данните, получени за конкретни цели, свързани с дейността на фирмата, не трябва да се използват за други цели, извън предмета на договора.

Процедура за прозрачност при обработката на лични данни  (GDPR_PROC_02) определя съответните правила.

 

  1. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел.

„Рули“ ООД не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.

  • Всички формуляри за събиране на данни, трябва да включват Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни) (GDPR_FORM_01).
  • Администратора гарантира, че на (годишна) основа всички способи за събиране на данни се преглеждат за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни, не са прекомерни (Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните (GDPR_PROC_09) и използваната методология за оценка на въздействието).
  1. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.
  • Данните, които се съхраняват от Администратора, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
  • Администратора гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
  • Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предава за съхраняване от „Рули“ ООДса точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за Администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
  • От служителите/работниците (клиентите/други) трябва да се изисква, да уведомяват „Рули“ ООД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на „Рули“ ООД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
  • Администратора гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
  • Най-малко на годишна база Администратора ще преглежда сроковете на съхранение на всички лични данни, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на Администратора .
  • Администратора обработва исканията за корекция на данни в рамките на един месец (Процедура за управление на исканията от субектите (GDPR_PROC_03). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако „Рули“ ООД реши да не се съобрази с искането, трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.
  • Администратора е отговорен за вземане на подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети страни имат неточни или остарели лични данни, да ги информира, че информацията е неточна или остаряла и е да не се използва за вземане на решения  относно лицата, да информира съответните страни; и  да препраща всяка корекция на лични данни към  третите страни, където това е необходимо.
  1. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.
  • Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин, за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
  • Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните (GDPR_PROC_07) и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
  • Администратора специално трябва да одобри всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните (GDPR_PROC_07) и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.
  1. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД)

Администратора ще извърши оценка на въздействието  (оценка на риска) , като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни.

При определянето на това доколко уместно е обработването , Администратора трябва също така да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на Администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

При оценяването на подходящи технически мерки, „Рули“ ООД ще разгледа следното:

  • Защита с парола;
  • Автоматично заключване на бездействаща работна станция;
  • Антивирусен софтуер;
  • Архивиране на фото и видеозаписи в облачно пространство

При оценяването на подходящите организационни мерки  Администратора ще вземе предвид следното:

  • Подходящо обучение в „Рули“ ООД;
  • Подписване на декларация за поверителност за неразпространение на лични данни от служителите на фирмата;
  • Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
  • Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
  • Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
  • Приемането на политика на „чисто работно място“;
  • Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се шкафове;
  • Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
  • Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.

  1. Спазване на принципа на отчетност

Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност в чл. 5, &2, изисква от Администратора  да докаже, че спазва останалите принципи в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност.

„Рули“ ООД ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните.

 

V. Права на субектите на данни

  1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:
  • Да дават съгласие за споделяне на фото или видеообраз в интернет пространството, във връзка с представяне дейността на фирмата.
  • Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
  • Да поиска копие от своите лични данни от Администратора ;
  • Да иска от Администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
  • Да изиска от Администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен“);
  • Да иска от Администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани.;
  • Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
  • Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
  • Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до Администратора ;
  1. „Рули“ ООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:
  • Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в процедурата за Процедура за управление на исканията от субектите (GDPR_PROC_03); тази процедура също така описва как „Рули“ ООД ще гарантира, че отговора на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Общия регламент.
  • Субектите на данни имат право да подават жалби до „Рули“ ООД, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите в съответствие с Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни (GDPR_PROC_04).

        VI. Съгласие

  1. Под „съгласие“ „Рули“ ООД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени или споделени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.
  2. 2. „Рули“ ООД разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.
  3. 3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между Администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.
  4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни (GDPR_PROC_06) на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.
  5. 5. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от „Рули“ ООД, като се използват стандартни документи за съгласие при подписване на договор с нов клиент и при назначаване на нов персонал.

 

VII. Сигурност на данните

  1. Всички служители / работници са отговорни за гарантирането на сигурността при съхраняването на данните, за които те отговарят и които „Рули“ ООД държи, както и, че данните се съхраняват сигурно и не се разкриват при каквито и да било обстоятелства на трети страни.
  2. Всички лични данни трябва да бъдат достъпни само за тези, които се нуждаят от тях, а достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се третират с най-голяма сигурност и трябва да се съхраняват:
  • в помещение с контролиран достъп и в заключен шкаф;
  • ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация ;
  1. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените обекти без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.
  2. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните (GDPR_PROC_07). Записите на хартиен носител, които са достигнали датата на съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като „поверителни отпадъци“.

VIII. Разкриване на данни

  1. „Рули“ ООД не разкрива личните данни на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.

На служителите е извършено специално обучение с цел да се избегне рискът от такова нарушение.

  1. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация.
  2. „Рули“ ООД не извършва и не предоставя лични данни на лица и организации с цел извършване на профилиране или маркетингово проучване, в изключение на случаите, в които има законно основание да извърши това.

 

IX. Съхраняване и унищожаване на данните

  1. „Рули“ ООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране.
  2. Периода на съхранение за всяка категория на лични данни ще бъдат изложени в процедурата за Процедура за съхраняване и унищожаване на данните (GDPR_PROC_07) както и на критериите, използвани за определяне на този период, включително всякакви законови задължения, „Рули“ ООД е да се запази данните.
  1. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“);

X. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

  1. „Рули“ ООД е създала процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в „Рули“ ООД и в работният поток от данни се установяват:
  • бизнес процесите, които използват лични данни;
  • източниците на лични данни;
  • броя на субектите на данни;
  • описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
  • дейностите по обработване;
  • целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
  • правното основание за обработването;
  • получателите или категориите получатели на личните данни;
  • основните системи и места за съхранение;
  • всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
  • сроковете за съхранение и заличаване.
  1. „Рули“ ООД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.
  2. „Рули“ ООД оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от „Рули“ ООД и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на „Рули“ ООД. (Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните (GDPR_PROC_09) и Методология за оценка на въздействието).
  3. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че „Рули“ ООД ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на Управителя.
  4. Ако „Рули“ ООД има сериозни опасения или относно потенциалната вреда или опасност, или относно количеството на съответните данни, то следва да ескалира въпроса пред надзорния орган.
Политика на поверителност